É normal começar a obter registos na sua base de dados mas depois não haver um real tratamento da mesma.

Portanto, deixamos aqui algumas sugestões para optimizar e rentabilizar a sua Base de Dados.

1. Antes do envio, verifique através de um sistema automatizado, se os endereços passam previamente o filtro de validade. Por exemplo, existem endereços que terminam em domínios notoriamente errados, tais como: hotmil.com, yaho.com, sapis.pt.com, etc... Assim como a falta do símbolo "@" em alguns dos endereços. Isso deve-se a uma deficiente validação na altura do registo e a um lapso de escrita do seu subscritor.

2. Verifique os seus logs (relatórios de envio anteriores), se os tiver,  para verificar a idade do registo e a interacção que teve com o mesmo.

3. Ao enviar qualquer newsletter, certifique-se que tem um link no cabeçalho para abrir a mensagem no navegador para evitar incompatibilidades, mas que este link seja único por subscritor. Assim, saberá se o subscritor interagiu com a mensagem. Também adicione imperativamente um rodapé com links directos para anulação de subscrição (OBRIGATÓRIO) e para alterar a regularidade da mensagem ou temas abordados.

4. Analise os bounce-backs e defina-os em várias listas distintas de base de dados, para serem tratados posteriormente de formas diferentes. Os que assinalem que o endereço é inexistente, deve eliminar dos seus registos pois são inúteis. Os que registarem erros de entrega, deverá apurar o género de erro e posteriormente elaborar uma estratégia de optimização. Por exemplo, os de mencionarem caixa de correio cheia, devem ser verificados uns dias mais tarde e agir posteriormente de acordo com os resultados.

No fundo, deve evitar possuir subscritores que não estão verdadeiramente interessados nas suas newsletters, assim como evitar os ditos "zombies" que apenas consomem recursos e prejudicam a sua relação com os diferentes ISP's que contabilizam a quantidade de e-Mails que envia para os seus utilizadores.